駐在員の勤務と経費の確認

中国の拠点に日本人が一名、あるいは二名。その方が現地の責任者であり、日本へ報告を上げる立場でもある。この形をとっている企業は多く、そして誰も確かめられない状態が生まれやすい形でもあります。

これは、その方を疑うという話ではありません。体制の話です。

本社から距離があり、言語も違い、確認する手立てがない。その状態が続けば、真面目な方でも判断が緩みますし、逆に何も問題がなくても、日本側の不安は消えません。どちらにとっても良くない状態です。

01ご相談の入口になりやすいこと

どれか一つで問題があるとは限りません。ただ、いくつか重なっているのであれば、確かめる価値はあります。

02確かめられること

当社が確かめるのは、社内の記録に書かれていることが、実際にそのとおりだったかどうかです。ですから、まず記録をご用意いただくところから始まります。

1. はじめに 照らし合わせる材料をいただく

   出張の申請書、経費の精算書と領収書、勤怠の記録、発注と支払いの記録。日付・行き先・相手先が書かれているものが要ります。

2. 次に 書かれている先を確かめる

   接待先とされる店や、訪問先とされる会社が実在するか。発注先の会社が事業として動いているか。公示情報と現地の確認で分かる範囲です。

3. 必要に応じて 拠点の稼働を見る

   オフィスが実際に使われているか、人が出入りしているか。外から見て分かる範囲で確認します。

4. 最後に 合った点と合わなかった点を分ける

   記録どおりだったものは、そう報告します。確認できなかったものは、確認できなかったと書きます。

駐在員の方は御社の従業員であり、その私生活は業務の確認の対象ではありません。当社が見るのは、業務として報告されている範囲に限られます。

03確かめたあと、体制の話に戻ります

結果がどちらであっても、同じ形のままでは同じことが起こります。報告書をお渡ししたあと、社内の仕組みをどうするかを考える材料としてお使いください。

• 01 承認を二人にする 出張と発注の承認を、現地の一名で完結させない。日本側が形式的にでも通す手順を挟むだけで、記録が残ります。
• 02 取引先を本社が把握する 新しい発注先が増えたときに、本社が会社名と登記情報を確認する。それだけで、確かめる負担は大きく減ります。
• 03 疑いが外れたことも伝える 問題がなかった場合、その事実を残しておく。次に同じ不安が出たときに、比べる基準になります。