調査の結果は、書面にしてお渡しします。社内で回覧され、決裁の資料になり、場合によっては代理人の方の手にも渡ります。ですから、読んだ人が同じ理解に至る書き方である必要があります。
「疑わしい」「問題がありそう」といった書き方はしません。いつ、どこで、何を確認して、その結果どうだったか。読み手が自分で判断できる形にすることを優先しています。
調査の結果は、書面にしてお渡しします。社内で回覧され、決裁の資料になり、場合によっては代理人の方の手にも渡ります。ですから、読んだ人が同じ理解に至る書き方である必要があります。
「疑わしい」「問題がありそう」といった書き方はしません。いつ、どこで、何を確認して、その結果どうだったか。読み手が自分で判断できる形にすることを優先しています。
| 報告書に書くこと | 報告書に書かないこと |
|---|---|
| 確認できた事実と、その日付・場所・確認の方法 | 取引を続けるべきか否かという当社の判断 |
| 確認できなかったことと、確認できなかった理由 | 対象となった会社や人物の人格・誠実さについての評価 |
| 依頼時に伺った内容と、確認した結果が合っていたかどうか | 裏の取れていない伝聞や、推測にすぎないこと |
| 公示情報の出所(どの制度・どの記録に基づくか) | 法的にどう対応すべきかという見解 |
| どの範囲まで確認し、どこで止めたか | 「証拠として使える」といった、手続き上の請け合い |
確認できなかったことを書く理由
空白のまま渡すと、読んだ方は「調べたが何も出なかった=問題がなかった」と受け取ります。実際には「そもそも確かめられない項目だった」ということが少なくありません。この二つを取り違えると、判断を誤ります。
公示情報の画面や登記の記録など、中国語のまま添える資料には、必要な部分に日本語の訳を添えます。そのまま社内で回していただける形にします。
現地を確認した場合、撮影が許されている範囲で外観などを添えます。撮影が禁じられている場所や、人物が特定される形での記録は行いません。
使えるかどうかを当社が請け合うことはできません。手続きの中でどう扱われるかは、御社と代理人の方のご判断になります。当社は、日付と出所の分かる事実をお出しするところまでです。
確かめた項目の数によります。数ページで済むこともあれば、資料の写しを含めて厚くなることもあります。分量を増やすために書くことはしません。
電子データでのお渡しが基本です。ご希望があれば紙でもお出しします。送り先や渡し方にご事情がある場合は、事前にご相談ください。
できます。特に、当初の見込みと違うことが分かった時点では、最後まで進める前にご連絡します。無駄な日数をお使いいただかないためです。
保管と廃棄の扱いは、ご契約の際に取り決めます。ご契約と情報の取り扱いについてをご覧ください。
ご依頼の前に、その報告書を誰が読むのかを教えていただけると、書き方を合わせられます。同じ内容でも、まとめ方が変わります。
なお、当社は結果の内容によって費用を変えることはありません。何も出なかった場合も、確かめた事実として同じようにご報告します。

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ID:tanteisoudan