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調査報告書について

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報告書は、書かないことを決めてから作ります。 確認できなかったことを空白にしないこと。判断を書かないこと。この二つが、当社の報告書の考え方です。

調査の結果は、書面にしてお渡しします。社内で回覧され、決裁の資料になり、場合によっては代理人の方の手にも渡ります。ですから、読んだ人が同じ理解に至る書き方である必要があります。

「疑わしい」「問題がありそう」といった書き方はしません。いつ、どこで、何を確認して、その結果どうだったか。読み手が自分で判断できる形にすることを優先しています。

01書くことと、書かないこと

報告書に書くこと報告書に書かないこと
確認できた事実と、その日付・場所・確認の方法 取引を続けるべきか否かという当社の判断
確認できなかったことと、確認できなかった理由 対象となった会社や人物の人格・誠実さについての評価
依頼時に伺った内容と、確認した結果が合っていたかどうか 裏の取れていない伝聞や、推測にすぎないこと
公示情報の出所(どの制度・どの記録に基づくか) 法的にどう対応すべきかという見解
どの範囲まで確認し、どこで止めたか 「証拠として使える」といった、手続き上の請け合い

確認できなかったことを書く理由

空白のまま渡すと、読んだ方は「調べたが何も出なかった=問題がなかった」と受け取ります。実際には「そもそも確かめられない項目だった」ということが少なくありません。この二つを取り違えると、判断を誤ります。

02よくいただくご質問

中国語の資料はどう扱われますか

公示情報の画面や登記の記録など、中国語のまま添える資料には、必要な部分に日本語の訳を添えます。そのまま社内で回していただける形にします。

写真は入りますか

現地を確認した場合、撮影が許されている範囲で外観などを添えます。撮影が禁じられている場所や、人物が特定される形での記録は行いません。

裁判や社内処分で使えますか

使えるかどうかを当社が請け合うことはできません。手続きの中でどう扱われるかは、御社と代理人の方のご判断になります。当社は、日付と出所の分かる事実をお出しするところまでです。

どのくらいの分量になりますか

確かめた項目の数によります。数ページで済むこともあれば、資料の写しを含めて厚くなることもあります。分量を増やすために書くことはしません。

報告書はどう受け取れますか

電子データでのお渡しが基本です。ご希望があれば紙でもお出しします。送り先や渡し方にご事情がある場合は、事前にご相談ください。

途中経過を知ることはできますか

できます。特に、当初の見込みと違うことが分かった時点では、最後まで進める前にご連絡します。無駄な日数をお使いいただかないためです。

報告書やお預かりした資料は、そのあとどうなりますか

保管と廃棄の扱いは、ご契約の際に取り決めます。ご契約と情報の取り扱いについてをご覧ください。

03読む人を想定して作ります

ご依頼の前に、その報告書を誰が読むのかを教えていただけると、書き方を合わせられます。同じ内容でも、まとめ方が変わります。

  • ご担当者の方がご自身で判断される場合は、経緯を追える形にします
  • 役員会や本社への説明に使われる場合は、要点を先に置きます
  • 代理人の方にお渡しになる場合は、日付と出所を細かく残します
  • 現地法人には見せない前提であれば、その旨を伺ったうえで扱いを分けます

なお、当社は結果の内容によって費用を変えることはありません。何も出なかった場合も、確かめた事実として同じようにご報告します。

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