従業員の不正が疑われるとき

internal check 人を疑う前に、
まず社内の記録を見てください

現地法人で「おかしい」と感じられるとき、その入口はたいてい記録の側にあります。発注先が急に増えた、同じ業者への支払いだけが伸びている、見積りが一社からしか出ていない。人の様子より先に、数字と書類に出ます。

当社が行うのは、社内の記録と実際が合っているかを、外から確かめることです。

そして、疑いが外れることもめずらしくありません。合っていれば、合っていたと報告します。それも社内で人を動かすための材料になります。

01御社と当社の分担

御社にお願いしたいこと

発注書、請求書、支払いの記録、稟議、見積書。契約している業者の名称と、支払先の口座名義。社内にあるものを揃えていただきます。ここが揃っているほど確かめる範囲が絞れて、日数も費用も短くなります。

当社が行うこと

その記録に出てくる会社が実在するか、事業として動いているか、代表者や出資者に見覚えのある名前がないかを、公示情報と現地で確かめます。社内には立ち入りません。

不正の多くは、外部の会社を経由します。ですから、確かめる先は社内の人ではなく取引先とされている会社になります。この順序が、いちばん短く済みます。

STEP 01 支払先を洗い出す記録に出てくる業者を一覧にします。金額の大小より、新しく増えた先と、一社にまとまっている先を見ます。
STEP 02 実在と稼働を確かめる登記があるか、登記住所に事業所があるか、事業が動いているか。設立が最近で、資本金が小さく、住所が住宅であるといった特徴が出ることがあります。
STEP 03 つながりを見るその会社の代表者・出資者が、御社の従業員と同じ姓であったり、過去に同じ法人に関わっていたり、といったことが公示情報から見えることがあります。
STEP 04 報告する合っていた点と、合わなかった点を分けて書面にします。処分の内容についての判断は申し上げません。